حوكمة برنامج ERP متعدد الأنظمة في منشأة عملاقة جديدة لبناء السفن

تفاصيل المهمة

التحدي

العميل منشأة صناعية جديدة كبرى في المملكة العربية السعودية، ضمن أجندة التحول الاقتصادي الأوسع في المملكة. وهي مشروع مشترك دولي مع شركة طاقة كبرى، وكانت تبني بنيتها التحتية المادية وعمودها الفقري التشغيلي الرقمي في الوقت نفسه.

جرى تنفيذ النطاق بالتوازي، في منشأة لا تزال قيد الإنشاء: نظام IFS ERP عبر المشتريات والمخزون والمالية والموارد البشرية والإنتاج والصيانة وإدارة المشاريع؛ والتكامل مع ستة أنظمة هندسية وتشغيلية لأطراف ثالثة؛ ومنصة مخصصة لإدارة علاقات الموردين (SRM) بُنيت من الصفر؛ وبرنامج RPA مؤسسي للعمليات اليدوية في الموارد البشرية والمالية والعمليات.

• لا بنية تحتية تقنية قائمة ولا حوكمة ولا مكتب لإدارة المشاريع (PMO). كان لا بد من تصميم كل شيء من الصفر.
• أكثر من 12 مشروعاً متزامناً في ERP والتكاملات والتطوير المخصص والأتمتة، مع ترابطات معقدة.
• منظومة متعددة الموردين تضم مكاملي أنظمة وموردي برمجيات ومقاولين متخصصين.
• قدرة محدودة جداً على تحمّل أي انقطاع، نظراً للأهمية الاستراتيجية الوطنية للمنشأة ورقابة الشركاء في المشروع المشترك.
• رفع التقارير على مستوى مجلس الإدارة والإدارة العليا، مع مساءلة مباشرة أمام قيادة المشروع المشترك.

ما قمنا به

بناء المكتب أثناء سير البرنامج. بدلاً من تطبيق قالب جاهز، أجرى قائد البرنامج لدينا تشخيصاً سريعاً لجميع المشاريع النشطة التي تتجاوز 12 مشروعاً: الوضع الحالي، والترابطات، ومسؤوليات أصحاب المصلحة. ثم صُمّم نموذج الحوكمة بما يلائم هذا التعقيد.

حوكمة كل تكامل. خُصّص لكل مسار عمل مع طرف ثالث (ومنها هندسة التكاليف، والتصميم الهندسي، وإدارة المرافق، وإدارة المستودعات، وعمليات اللحام) بروتوكول مستقل لإدارة الواجهات: وثيقة نطاق، وخطة اختبار، ومعايير قبول، ومسار تصعيد.

الإشراف على التطوير المخصص. أُديرت منصة SRM، التي تغطي تسجيل الموردين وإدارة دورة حياة أوامر الشراء وأداء الموردين، كمشروع تطوير برمجيات ببوابات مراحل متوافقة مع محطات الإطلاق التشغيلي لنظام ERP.

حماية نواة ERP. كان نظام IFS ERP العمود الفقري للبرنامج. ورُتّبت اختبارات التكامل وترحيل البيانات واختبارات قبول المستخدم وفق جدولة تراعي الترابطات، لحماية مواعيد الإطلاق التشغيلي.

اتبع العمل إطار PRISE™ (حوكمة مخاطر البرامج والتكامل على نطاق واسع)، وهو إطارنا لبيئات ERP متعددة المشاريع:

• الهيكلة: تصميم المكتب، وبنية الحوكمة، ومصفوفة RACI، ودورية التقارير.
• خط الأساس: سجلات النطاق، وخرائط الترابطات، وفهرس واجهات التكامل.
• الضبط: إدارة RAID، وضبط التغيير، وحوكمة المحطات الرئيسية، ومتابعة اتفاقيات مستوى الخدمة مع الموردين.
• التصعيد: تيسير اللجنة التوجيهية، والتقارير التنفيذية، ومسارات تصعيد المخاطر.

النتائج

• اكتمال تطبيق نظام IFS ERP بالكامل عبر جميع الوحدات الأساسية، تلته ترقية منظمة دون أي انقطاع في بيئة التشغيل.
• تسليم ستة تكاملات مع أطراف ثالثة واعتمادها، لتتدفق البيانات بين الهندسة والعمليات والمالية والصيانة.
• تصميم منصة SRM المخصصة وبناؤها وتشغيلها، وتكاملها مع IFS لأتمتة تسجيل الموردين وإدارة دورة حياة أوامر الشراء.
• تسليم برنامج RPA المؤسسي، وأتمتة العمليات المستهدفة في الموارد البشرية والمالية والعمليات.
• خفض عدم الالتزام باتفاقيات مستوى الخدمة لدى الموردين بنسبة 20% عبر بطاقات أداء منظمة للموردين ونقاط تحقق للحوكمة.
• استمرار تقارير اللجنة التوجيهية إلى مجلس الإدارة وقيادة المشروع المشترك طوال البرنامج.