أتمتة العمليات المؤسسية في هيئة نقل لمدينة ذكية

تفاصيل المهمة

التحدي

العميل جهة حكومية تتولى تخطيط أنظمة النقل وبنيته التحتية وبناءها وتشغيلها في منطقة حضرية كبرى. وقد أطلقت برنامج RPA مؤسسياً ضمن مبادرة أوسع للمدينة الذكية والحكومة الرقمية، لأتمتة العمليات كثيفة الحجم القائمة على القواعد عبر عدة إدارات تشغيلية.

تختلف أتمتة العمليات في الجهات الحكومية عن القطاع الخاص؛ فالمشتريات والاعتمادات تستغرق وقتاً أطول، ويحتاج رؤساء الإدارات وتقنية المعلومات والشؤون القانونية والتدقيق والقيادات العليا جميعاً إلى المشاركة والاعتماد. كما أن الأخطاء في خدمة عامة تترتب عليها عواقب تمس السمعة إلى جانب العواقب التشغيلية.

• حوكمة متعددة أصحاب المصلحة، مع بروتوكولات اعتماد رسمية في كل مرحلة.
• منظومة عمليات تمتد عبر عدة إدارات، يتفاوت فيها مستوى التوثيق والتوحيد.
• الموازنة بين سرعة التنفيذ ومتطلبات ضبط التغيير والتدقيق في جهة حكومية.
• إدارة تغيير واسعة: احتاج الموظفون التشغيليون إلى إشراك مدروس قبل أتمتة عملياتهم.
• وجوب استيفاء العمليات المؤتمتة لمعايير التدقيق والامتثال وحوكمة البيانات في القطاع العام.

ما قمنا به

قدّمنا حوكمة مكتب إدارة المشاريع للبرنامج باستخدام GovFlow™، وهو نموذجنا لحوكمة أتمتة العمليات في القطاع العام. صُمّم ليتوافق مع الجداول الزمنية للمشتريات الحكومية ومتطلبات التدقيق والاعتمادات متعددة الأطراف، ويعمل على أربع مراحل:

• التقييم: اكتشاف العمليات، والمراجعة التنظيمية، ومتطلبات سجل التدقيق.
• الاعتماد: موافقة أصحاب المصلحة على مستويات متعددة، والاعتماد الرسمي لوثيقة تعريف العملية (PDD)، والمراجعة القانونية.
• النشر: إطلاق مضبوط، وتشغيل متوازٍ، والتحقق من سجلات التدقيق.
• الترسيخ: التسليم إلى فرق التشغيل، ومراقبة اتفاقيات مستوى الخدمة، ودورة تحسين مستمر.

النتائج

• تسليم برنامج RPA المؤسسي عبر عدة إدارات تشغيلية.
• حوكمة مكيّفة مع متطلبات التدقيق والامتثال والاعتماد في القطاع العام دون التضحية بسرعة التنفيذ.
• نهج منظم لإدارة التغيير أتاح للموظفين التشغيليين انتقالاً سلساً.
• التسليم ضمن الجداول الزمنية ومعايير الميزانية المتفق عليها، مع قبول رسمي من أصحاب المصلحة في الإدارات.
• توثيق للعمليات وسجلات للنشر جاهزة للتدقيق طوال البرنامج، بما يلبي المعايير الحكومية.